Недооцененият и много талантлив ветеринарен рецепционист

2024 Автор: Daisy Haig | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:05

Един от най-важните хора, с които ще се сблъскате в кабинета на вашия ветеринарен лекар, е рецепционистът, който ви поздравява, когато влезете през вратата.

Това важи особено за лекари като мен, които работят във ветеринарната индустрия за насочване. Ние не оценяваме здрави кученца или котенца, нито обикновено намираме графика си изпълнен с рутинни уелнес посещения. Нашите пациенти преди това са били диагностицирани с някакво разстройство или болестен процес, което налага насочване към нашето заведение за допълнителни възможности за диагностика и / или лечение. Следователно собствениците търсят грижи от специалисти, тъй като техният домашен любимец изпитва проблем със здравето си.

Когато собствениците преминат през входа на нашата болница, те са изпълнени с безпокойство и опасения и емоционалното им сътресение е осезаемо от момента на пристигането им. Рецепционистът е първият човек, когото ще срещнат и качеството на това първоначално взаимодействие може да зададе тон не само за остатъка от първото им посещение, но и за всички следващи взаимодействия.

Целта ми е всеки собственик, с когото се сблъскам, да се чувства важен, успокоен, отпуснат и сякаш те са само домашни любимци по моя график за срещи за деня. Ако рецепционистът може правилно да идентифицира пациента по име (и пол), този на пръв поглед незначителен жест често означава много за обезумелия родител на домашен любимец, надявайки се дори само на малко чувство за успокоение.

В много болници за препоръки рецепционистите са и хората, на които е дадено задължение да отговарят на всички входящи повиквания. Очаква се да правят това с максимум един пръстен, да бъдат винаги вежливи и весели и да говорят с ясен глас с равномерен каданс.

Това е еднакво вярно в натоварения ден, когато може да се справят едновременно с няколко различни задачи, както и в бавен, когато тези очаквания може да не са толкова плашещи. Рецепционистите трябва да запазят спокойствие при ситуации с висок натиск и никога да не предават на собственика, че нямат нищо друго, освен през цялото време на света, за да помогнат на този човек да се справи с техните нужди.

В нашата болница собствениците често се обаждат и питат рецепционистите за съвет, вместо да насрочат консултация с лекар. Неподходящо е рецепционист да дава медицински препоръки на собствениците или да предлага възможности за лечение, когато собствениците търсят гаранция, че е добре да не привеждат домашния си любимец за оценка.

Рецепционистите трябва да могат да насочват собствениците към правилния човек, който може адекватно да отговори на задаваните въпроси, но също така да останат съпричастни към нуждите на клиента. Следователно е наложително рецепционистът да бъде интелигентен, надежден, донякъде медицински обучен, но също така добре да осъзнава своите ограничения и кога потенциалните линии са близо до преминаване.

В много болници, и особено тези, на които е възложена спешна / спешна помощ, рецепционистите трябва да триажират домашни любимци, които изпитват спешни / животозастрашаващи състояния, от тези, които са стабилни и могат да изчакат малко, преди да бъдат видяни. Това може да се случи или чрез телефонен разговор, или когато клиентът / пациентът пристигне без уговорка. Те често трябва да вземат решение за част от секундата, ако ситуацията изисква спешно внимание, така че те трябва да имат основно обучение за това какво да търсят, за да улеснят вземането на тази преценка.

Рецепционистите често са натоварени да събират плащания и / или депозити по сметките на домашните любимци. Те са лицата от първа линия, които се занимават с финанси и това може да доведе до някои разгорещени „разговори“и емоционално стимулирани взаимодействия, особено в спешни случаи.

На дежурните има десетки други отговорности, включително картотекиране, изпращане на факс, насрочване на последващи срещи, отпускане на лекарства, поправяне на офис оборудване и почистване. Те обикновено се считат за „практически“аспекти на техните длъжностни характеристики.

По-малко осезаемо от техническа гледна точка са задълженията на рецепциониста за успокояване на тревожните или раздразнени клиенти, работещи заедно с нетърпеливи лекари и техници и буквално емоционално и лично перфектни и весели по всяко време.

Рецепционистите трябва да могат да изпълняват тези задачи, дори когато не се чувстват особено весели или ентусиазирани. Те трябва да се отнасят индивидуално и с уважение към всеки собственик, дори ако човекът, с когото току-що са разговаряли по телефона, ги е порицал за начисляване на необичайни цени или не им е предоставил спешни медицински съвети.

Прочетох, че длъжностната характеристика на ветеринарния рецепционист не изисква специфичен набор от умения и опит. Бих твърдял, че за да бъде успешен рецепционистът, той трябва да притежава отлични комуникативни умения, напреднали технологични възможности и да може да изпълнява много задачи, без да мисли много за това.

Освен това те трябва да притежават качества, включително доброта, състрадание, търпение и като много от нас във ветеринарната област, дебела кожа, за да могат да се справят с раздразнените и емоционални собственици на домашни любимци, които понякога забравят да бъдат учтиви.

Винаги съм казвал, че никога не бих могъл да върша работата, която персоналът на рецепцията изпълнява в моята болница, и съм изключително благодарен да работя заедно с компетентни и приветливи членове на персонала, които се трудят толкова ентусиазирано за своите отговорности.

И аз много ценя способността им да ме предпазват от много от типичните ежедневни задачи, които те така охотно поемат, за да накарат деня ми да тече възможно най-гладко.

Д-р Джоан Интил